Từ ngày 01/01/2026, nhiều người dân sẽ không còn thấy nội dung “đăng ký thế chấp” được ghi chú trực tiếp trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất (Sổ đỏ/Sổ hồng - nay gọi tắt là Giấy chứng nhận) như trước. Điều này dễ gây băn khoăn khi mua bán – nhận chuyển nhượng – hoặc kiểm tra pháp lý nhà đất.

1) Vì sao Giấy chứng nhận mới “không còn chỗ” ghi thế chấp?

Trước đây, mẫu Giấy chứng nhận thường có nhiều trang, phần “Những thay đổi sau khi cấp giấy chứng nhận” đủ chỗ để ghi nhận biến động như chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp… Tuy nhiên, theo mẫu mới, không được dùng trang bổ sung, nếu hết chỗ ghi biến động có thể phải cấp đổi giấy mới — gây phiền hà và tốn kém.

2) Quy định mới từ 01/01/2026: Thế chấp được cập nhật trên cơ sở dữ liệu, không xác nhận trên “bản giấy”

Theo Nghị quyết 254/2025/QH15 (hiệu lực từ 01/01/2026), trường hợp đăng ký thế chấp quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất sẽ được cập nhật biến động vào cơ sở dữ liệu đất đai và không phải xác nhận trên Giấy chứng nhận đã cấp. Cơ quan chuyên môn cũng hướng dẫn: khi đăng ký thế chấp, Văn phòng đăng ký đất đai cập nhật trên hệ thống, không ghi trên Giấy chứng nhận.

Lưu ý quan trọng: Với các hồ sơ thế chấp trước đây đã từng được ghi chú trên Giấy chứng nhận, khi xóa đăng ký thế chấp hoặc thay đổi/rút bớt tài sản thế chấp, cơ quan đăng ký sẽ cập nhật trên cơ sở dữ liệu và đồng thời xác nhận nội dung xóa/thay đổi lên bản giấy (đối với nội dung đã từng ghi).

3) Vậy từ 2026 muốn kiểm tra nhà đất có đang thế chấp hay không, xem ở đâu?

Từ 01/01/2026, không thể chỉ dựa vào bản giấy để kết luận tình trạng thế chấp như trước, mà cần kiểm tra qua kênh thông tin chính thức.

Bạn có thể kiểm tra theo các cách sau:

Cách 1: Tra cứu tại Văn phòng đăng ký đất đai

Người dân có thể nộp phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu đất đai để tra cứu trên hệ thống.

Cách 2: Kiểm tra trên hệ thống đăng ký giao dịch bảo đảm trực tuyến (Bộ Tư pháp).  Link: https://dktructuyen.moj.gov.vn/

4) Để an toàn khi cần giao dịch nhà đất (khuyến nghị thực hành): Nên yêu cầu bên bán chuẩn bị/ cung cấp các căn cứ xác nhận tình trạng pháp lý:

• Kết quả tra cứu dữ liệu đất đai gần nhất; hoặc

• Thông tin xác nhận từ ngân hàng (nếu trước đó có vay/thế chấp), nhằm đảm bảo minh bạch và an toàn pháp lý. 

Đặc biệt, khi giao dịch mua bán/chuyển nhượng, nên đề nghị công chứng viên xác minh tình trạng thế chấp và ngăn chặn thông qua hệ thống dữ liệu liên thông.

Bộ Tư pháp vừa ban hành Quyết định số 3458/QĐ-BTP nhằm thay thế hoặc cắt giảm giấy tờ trong hồ sơ TTHC bằng cách khai thác dữ liệu tương ứng đã có trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử (CSDLHTĐT).

Các loại dữ liệu được công bố và sử dụng thay thế giấy tờ:

- Giấy khai sinh/bản sao Giấy khai sinh, Trích lục khai sinh.

- Giấy chứng nhận kết hôn/bản sao Trích lục kết hôn, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.

- Trích lục khai tử/Giấy chứng tử/bản sao Trích lục khai tử.

- Các giấy tờ khác liên quan đến thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, nhận cha/mẹ/con, nuôi con nuôi, giám hộ, v.v.

Lưu ý quan trọng: Trường hợp CSDLHTĐT không có thông tin hoặc thông tin không thống nhất với giấy tờ công dân cung cấp, công dân sẽ được hướng dẫn liên hệ UBND cấp xã để cập nhật/điều chỉnh thông tin trong CSDLHTĐT.

Hiện nay từ ngày 01/7/2025, Luật Công chứng có nhiều thay đổi về điều kiện được công chứng Hợp đồng, giao dịch ngoài trụ sở Văn phòng công chứng. Các bạn nên tham khảo để tránh việc rủi ro với giao dịch mình thực hiện khi làm trái quy định pháp luật.

Điều 46 của Luật Công chứng:

1. Lập di chúc tại chỗ ở theo quy định của Bộ luật Dân sự.

2. Không thể đi lại được vì lý do sức khỏe.

3. Đang điều trị nội trú hoặc bị cách ly theo chỉ định của cơ sở y tế.

4. Đang bị tạm giữ, tạm giam; đang thi hành án phạt tù; đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính

5. Có lý do chính đáng khác theo quy định của Chính phủ.

Nghị định đã quy định chi tiết các trường hợp được coi là "lý do chính đáng khác" để thực hiện công chứng ngoài trụ sở. Các trường hợp này bao gồm:

• Phụ nữ đang mang thai hoặc nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi

• Người cao tuổi, người khuyết tật hoặc có khó khăn trong việc đi lại

• Người đang thực hiện nhiệm vụ trong lực lượng công an nhân dân, quân đội nhân dân, người đảm nhận chức trách hoặc đang thực hiện công việc được giao theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nơi họ làm việc mà việc rời khỏi vị trí sẽ ảnh hưởng đến nhiệm vụ, công việc được giao hoặc chức trách mà họ đang đảm nhận

• Trường hợp bất khả kháng, trở ngại khách quan mà người yêu cầu công chứng không thể đến tổ chức hành nghề công chứng

Việc công chứng ngoài trụ sở trong các trường hợp này phải được thực hiện tại địa điểm có địa chỉ cụ thể và phù hợp với lý do yêu cầu công chứng ngoài trụ sở.

A. Quy định về việc ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng được nêu tại Điều 50 của Luật Công chứng 20241. Khoản 1 Điều 50 của Luật này quy định rằng: 

"Người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào từng trang của giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này và trường hợp người yêu cầu công chứng không ký được và không điểm chỉ được. Việc ký văn bản công chứng phải được công chứng viên chứng kiến trực tiếp".

B.  Điều 46 của Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định chi tiết về việc chụp ảnh công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản công chứng. Theo đó:

1. Việc chụp ảnh công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản công chứng theo quy định tại khoản 1 Điều 50 của Luật Công chứng 2024 được thực hiện theo quy định của Điều 46 Nghị định này, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Ảnh chụp phải đáp ứng các yêu cầu sau:

◦ Nhận diện được người ký văn bản công chứng và công chứng viên thực hiện việc công chứng.

◦ Rõ ràng, sắc nét, không dễ bay màu hoặc phai mực; không được cắt ghép, chỉnh sửa, thêm, bớt.

3. Ảnh chụp phải được thực hiện tại thời điểm người yêu cầu công chứng ký hoặc điểm chỉ vào văn bản công chứng và phải có sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên.

4. Ảnh chụp phải được đính kèm vào hồ sơ công chứng.

5. Trường hợp có nhiều người tham gia ký vào một văn bản công chứng thì mỗi lượt người ký đều phải được chụp ảnh tại thời điểm ký.

6. Quy định về chụp ảnh tại Điều 46 của Nghị định này được áp dụng cả đối với quy trình công chứng điện tử.

7. Đối với việc công chứng được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng theo quy định tại điểm d khoản 2 Điều 46 của Luật Công chứng, việc chụp ảnh công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản công chứng được thực hiện tại địa điểm công chứng ngoài trụ sở.

Như vậy, việc áp dụng quy định này vào quy trình công chứng giao dịch được thực hiện như sau:

• Khi người yêu cầu công chứng (cũng như người làm chứng, người phiên dịch) tiến hành ký hoặc điểm chỉ vào văn bản giao dịch, hành động này phải diễn ra trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên.

• Tại chính thời điểm người yêu cầu công chứng (hoặc người làm chứng, người phiên dịch) ký hoặc điểm chỉ, một ảnh chụp phải được thực hiện. Ảnh này cần đảm bảo hiển thị rõ người ký và công chứng viên đang chứng kiến

• Ảnh chụp này, với các yêu cầu về chất lượng và tính nguyên vẹn, sẽ được lưu trữ như một phần của hồ sơ công chứng đối với giao dịch đó.

• Nếu nhiều người ký vào cùng một văn bản, mỗi người ký đều cần được chụp ảnh tại thời điểm họ thực hiện việc ký hoặc điểm chỉ.

Quy định này đảm bảo tính xác thực và minh bạch của quy trình ký kết, cung cấp bằng chứng hình ảnh về việc công chứng viên đã thực sự chứng kiến việc ký, điểm chỉ của các bên tham gia giao dịch, như yêu cầu của Luật và chi tiết hóa bởi Nghị định.

Văn phòng Công chứng chúng tôi xin gửi đến Quý độc giả bài viết hướng dẫn chi tiết về thủ tục mua nhà ở cho cá nhân nước ngoài tại Việt Nam, cập nhật theo Luật Nhà ở 2023, Luật Đất đai 2024, Luật Kinh doanh Bất động sản 2023.

Our Notary Office is pleased to provide our valued readers with a detailed guide on the procedures for foreign individuals purchasing residential property in Vietnam, updated according to the 2023 Law on Housing, 2024 Land Law, and 2023 Law on Real Estate Business.

1. Đối tượng được quyền mua nhà ở:

1. Eligible Buyers:

- Cá nhân mang quốc tịch nước ngoài, có hộ chiếu còn giá trị, đã nhập cảnh Việt Nam hợp pháp.

Foreign nationals with a valid passport who have lawfully entered Vietnam.

- Không thuộc diện được hưởng quyền ưu đãi, miễn trừ ngoại giao, lãnh sự.

Not entitled to diplomatic or consular privileges and immunities.

- Chỉ được mua nhà ở thương mại trong dự án đầy đủ pháp lý, ngoài khu vực cấm theo quy định.

Only permitted to purchase legally-approved commercial housing projects located outside restricted areas.

2. Tổng hạn mức nhà ở được sở hữu:

2. Ownership Limits:

- Tối đa 30% tổng số căn hộ trong một tòa nhà chung cư.

Up to 30% of the total number of apartments in a single condominium building.

- Không vượt quá 250 căn nhà ở riêng lẻ trong một đơn vị hành chính cấp xã/phường.

No more than 250 detached houses within a single ward-level administrative unit.

3. Giấy tờ cần chuẩn bị:

3. Required Documents:

- Hộ chiếu còn hiệu lực có dấu nhập cảnh.

Valid passport with a lawful entry stamp.

- Visa hoặc giấy miễn visa còn hiệu lực.

Valid visa or visa exemption certificate.

- Văn bản cam kết không thuộc diện ưu đãi, miễn trừ ngoại giao.

A written commitment confirming no diplomatic privileges or immunities.

- Đăng ký kết hôn nếu cùng đứng tên với vợ/chồng.

Marriage certificate if purchasing jointly with a spouse.

4. Tra cứu thông tin dự án:

4. Project Information Lookup:

- Qua Cổng thông tin Bộ Xây dựng, Sở Xây dựng.

Via the portals of the Ministry of Construction or the provincial Department of Construction.

- Đảm bảo dự án được phép bán cho người nước ngoài.

Ensure the project is authorized for foreign ownership.

5. Quy trình mua nhà ở thương mại:

5. Commercial Housing Purchase Process:

- Bước 1: Tìm hiểu dự án: Xem xét vị trí, pháp lý dự án, hạn mức còn trống.

Step 1: Research the project: Verify project location, legal status, and remaining foreign ownership quota.

- Bước 2: Đặt cọc: Ký thỏa thuận đặt cọc tối đa 5% giá trị nhà ở.

Step 2: Deposit: Sign a deposit agreement not exceeding 5% of the property value.

- Bước 3: Ký hợp đồng mua bán: Ký hợp đồng với chủ đầu tư (không bắt buộc công chứng, nhưng nên công chứng để đảm bảo quyền lợi).

Step 3: Sign the sales contract: Sign with the investor. Notarization is not mandatory but recommended.

- Bước 4: Thanh toán: Thanh toán đúng tiến độ. Không thanh toán quá 95% giá trị nhà khi chưa có Giấy chứng nhận (sổ hồng).

Step 4: Payment: Make payments according to schedule. Do not pay more than 95% before receiving the ownership certificate.

- Bước 5: Bàn giao nhà: Ký và nhận biên bản bàn giao nhà ở.

Step 5: Handover: Sign and receive the property handover record.

6. Thủ tục sau khi ký hợp đồng:

6. Procedures After Signing the Contract:

6.1. Cấp Giấy chứng nhận (sổ hồng):

6.1. Issuance of Ownership Certificate (Pink Book):

-Nộp hồ sơ tại Văn phòng đăng ký đất đai hoặc chi nhánh.

Submit documents at the Land Registration Office or its branch.

-Hồ sơ gồm:

     + Đơn đăng ký cấp Giấy chứng nhận.

     + Hợp đồng mua bán (bản gốc).

     + Biên bản chuyển nhượng (nếu có).

     + Bản sao hộ chiếu, visa.

     + Cam kết không hưởng ưu đãi ngoại giao.

     + Chứng từ nộp thuế, hóa đơn VAT.

     + Biên bản bàn giao nhà, hoàn công (nếu có).

     + Sơ đồ kỹ thuật căn hộ/nhà ở.

     + Văn bản cho phép sở hữu (nếu có).

- Required documents include:

     + Application form for the ownership certificate.

     + Original sales contract.

     + Transfer agreement (if applicable).

     + Copies of passport, visa.

     + Non-privilege commitment document.

     + Financial obligation receipts, VAT invoice.

     + Property handover record, completion record (if any).

     + Technical drawing of the unit.

     + Authorization document for foreign ownership (if applicable).

- Thời gian xử lý: 15-23 ngày làm việc.

Processing time: 15-23 working days.

- Nộp lệ phí trước bạ 0,5% giá trị nhà.

Pay registration fee: 0.5% of the property's value.

6.2. Thời hạn sở hữu:

6.2. Ownership Term:

- Sở hữu tối đa 50 năm, được xin gia hạn thêm 50 năm.

Ownership up to 50 years, with a possible extension of another 50 years.

- Kết hôn với công dân Việt Nam: được sở hữu lâu dài.

If married to a Vietnamese citizen: ownership is permanent.

7. Quyền và nghĩa vụ:

7. Rights and Obligations:

7.1. Quyền:

7.1. Rights:

- Sở hữu, sử dụng, cho thuê, chuyển nhượng, thừa kế.

Own, use, lease, transfer, and inherit the property.

7.2. Nghĩa vụ:

Obligations:

- Sử dụng đúng mục đích.

Use the property for proper purposes.

- Nộp thuế, lệ phí đầy đủ.

Pay taxes and fees fully.

- Báo cáo sở hữu khi chuyển nhượng.

Report ownership when transferring.

- Gia hạn hoặc chuyển nhượng trước khi hết thời hạn sở hữu.

Renew or transfer ownership before expiry.

Văn phòng Công chứng chúng tôi sẽ tiếp tục cập nhật các nội dung bổ ích khác trong các bài viết tiếp theo.

Stay tuned for more valuable insights in our upcoming posts.

Nếu cần tư vấn, xin vui lòng liên hệ!

For consultation, please contact us!

Trân trọng!

Sincerely!

Giới thiệu
Xin chào các bạn! Hôm nay, chúng ta sẽ tìm hiểu hai khái niệm dễ nhầm lẫn: Công chứng và Sao y chứng thực, cùng vai trò của VNeID trong thủ tục hành chính.

1. Công chứng là gì?

• Định nghĩa: Công chứng là việc chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự và một số loại văn bản khác do công chứng viên thực hiện.

• Đặc điểm nổi bật:

  • Thực hiện bởi công chứng viên tại văn phòng công chứng.

  • Có giá trị pháp lý cao, đảm bảo quyền lợi các bên.

  • Áp dụng cho các hợp đồng mới hoặc giao dịch pháp lý quan trọng.

  • Nội dung văn bản được kiểm tra và xác thực.

2. Sao y chứng thực là gì?

• Định nghĩa: Là việc xác nhận bản sao trùng với bản chính mà không đánh giá nội dung của văn bản.

• Đặc điểm:

  • Thực hiện tại UBND xã/phường, phòng tư pháp hoặc văn phòng công chứng.

  • Thủ tục nhanh, phí thấp.

  • Chỉ dùng để xác minh nhân thân, lý lịch, không có giá trị pháp lý như công chứng.

3. VNeID & việc cắt giảm thủ tục hành chính

• VNeID là ứng dụng định danh điện tử do Bộ Công an phát triển, tích hợp các giấy tờ như:

  • CCCD, giấy khai sinh, bảo hiểm y tế, bằng lái xe, đăng ký xe, giấy kết hôn...

• Vai trò:

  • Thay thế việc sao y chứng thực các giấy tờ đã tích hợp.

  • Cơ quan hành chính không được yêu cầu nộp hoặc chứng thực các giấy tờ đã có trên VNeID.

  • Nhưng không thay thế được công chứng hợp đồng/giao dịch.

4. VNeID KHÔNG thay thế công chứng

• Chỉ những bản sao giấy tờ cá nhân mới được miễn chứng thực nếu đã tích hợp.

• Các hợp đồng, giao dịch pháp lý quan trọng như mua bán, ủy quyền, thừa kế... vẫn phải công chứng.

• Công chứng vẫn là bằng chứng pháp lý mạnh mẽ nhất, giúp phòng ngừa tranh chấp.

5. Luật Công chứng 2023 – Những điểm mới nổi bật

• Có hiệu lực từ 01/07/2024.

• Cho phép công chứng điện tử và nộp hồ sơ trực tuyến.

• Kết nối với VNeID và cơ sở dữ liệu quốc gia, giúp đơn giản thủ tục.

• Nhưng vẫn giữ yêu cầu công chứng với các giao dịch quan trọng.

6. Kết luận

• Đừng nhầm lẫn: VNeID không thay thế được công chứng, chỉ thay cho sao y chứng thực một số giấy tờ.

• Khi thực hiện các giao dịch quan trọng, bạn nên tham khảo ý kiến Công Chứng Viên.

• Sự phát triển của công chứng điện tử và VNeID sẽ giúp thủ tục hành chính ngày càng thuận tiện hơn, nhưng vẫn cần hiểu rõ giới hạn và chức năng từng loại thủ tục.